Frais professionnels : les règles d’une gestion efficace Que sont les frais professionnels ? Les frais professionnelscorrespondent aux frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission. Ils doivent être directement liés à l’exercice de ses fonctions.
Exemple :
Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiture personnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l’obligation de manger au restaurant. Les frais qu’il a engagés pour ce déplacement, c’est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels.
Il ne faut pas les confondre avec les frais d'entreprise, c'est-à-dire les frais relevant de l'activité de l'entreprise et non liés à l'exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise).
Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ?
Vous avez le choix entre2 méthodes principales :
l’indemnisation des frais réels : vous remboursez les dépenses réellement engagées par vos salariés. Pour cela, il est nécessaire que ces derniers vous remettent les justificatifs de leurs dépenses (facture, ticket de caisse, etc.) ;
l’indemnisation des frais au forfait : ces montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut simplement justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel (voir les montants 2010 en téléchargement).
Notez-le :
certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réellement engagés. C’est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la télécommunication ;
il existe une 3e méthode d’indemnisation des frais professionnels : la déduction forfaitaire spécifique. Elle concerne certaines professions limitativement énumérées par les textes (artistes, conservateurs des hypothèques, etc.).
Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations sociales ?
Oui, sous certaines conditions. Tout dépend :
du système d’indemnisation choisi ;
du montant des frais remboursés ;
de la situation dans laquelle les frais ont été engagés.
Tableau récapitulatif de ces conditions d’exonération
Système d’indemnisation
Montant des frais remboursés
Exonération de cotisations sociales
Remboursement des frais réels
Montant égal aux frais engagés
Si vous rapportez la preuve (planning, agenda, etc.) que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires
+
Production des justificatifs de ces frais
Remboursement des frais au forfait
Montant inférieur ou égal aux seuils fixés par l’Administration
Oui
Montant supérieur aux seuils fixés par l’Administration
Oui, si vous prouvez :
que les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;
et que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.
Non, si vous n’arrivez pas à prouver les circonstances de fait. L’allocation est réintégrée dans l’assiette de cotisations sociales dès le 1er euro. L’Administration considère que c’est un complément de salaire.
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