CDD pour remplacer un salarié absent : les règles à respecter
Le CDD pour remplacement d’un salarié absent est obligatoirement un contrat écrit où doivent figurer :
la définition précise du motif de recours, c'est-à-dire le remplacement d'un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu. Vous préciserez aussi la cause de l'absence ou de la suspension ;
le nom et la qualification professionnelle du salarié remplacé, ainsi que la désignation du poste du remplaçant ;
la durée du CDD (de date à date ou durée minimale si le contrat n’a pas de terme précis)et éventuellement la clause de renouvellement ;
la durée de la période d’essai si elle est prévue ;
le montant de la rémunération et ses différentes composantes ;
le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et, le cas échéant, de l’organisme de prévoyance.
Si toutes ces mentions ne figurent pas dans le contrat, le remplaçant peut demander la requalification du CDD en contrat à durée indéterminée (CDI). Vous encourez également des sanctions civiles et pénales.
L’écrit est requis aussi bien pour le CDD initial que pour son éventuel renouvellement.
Pour quel motif avez-vous recours au CDD ?
Vous devez indiquer dans le contrat de travail le motif précis du recours au CDD : le remplacement d’un salarié absent et la cause de son absence (maladie, congés payés, etc.).
Toute absence de l'entreprise ou toute situation de suspension du contrat de travail peut justifier le recours à un CDD, dès lors que le contrat de travail du salarié à remplacer n'est pas rompu. Une seule exception : il est interdit de recourir à un CDD pour remplacer un salarié gréviste.
La nature du contrat de travail n'a aucune incidence non plus et il vous est parfaitement possible de remplacer par un CDD une personne absente elle-même embauchée en CDD.
Sachez que vous n’êtes pas obligé d’affecter la personne que vous embauchez au poste de la personne absente. Le remplaçant peut être affecté à :
une partie des tâches du salarié absent ;
voire à un autre poste. Dans ce cas, on parle de remplacement « en cascade ». Vous remplacez le salarié absent par l’un de ses collègues, qui est lui-même remplacé par la personne embauchée en CDD.
Conseil Tissot : dans le cadre d’un remplacement en cascade, et pour éviter tout risque de requalification en CDI, détaillez les modalités du remplacement : les noms et qualifications des deux salarié(e)s, celui effectivement absent, ainsi que le collègue qui le remplace.
Dans le contrat, vous devez également désigner l’emploi occupé par le remplaçant. Si son poste de travail figure sur la liste des emplois présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité, vous devez le préciser dans le contrat.
Notez-le : c’est à vous d’établirla liste des emplois présentant des risques particuliers après avis du médecin du travail et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou, à défaut, des délégués du personnel, s'il en existe.
Quels sont la durée et le terme du CDD ?
Sachez que le CDD conclu pour remplacer un salarié absentpeut débuter avant son départ. Le délai entre le début du CDD et le départ du salarié doit être raisonnable. Il doit correspondre au délai pour transmettre les informations au remplaçant sur le poste de travail, prendre connaissance des conditions de travail, poser toutes les questions qui lui semblent importantes auprès du salarié sur le départ.
Il peut également être prolongé jusqu’au surlendemain du jour où le salarié remplacé a repris son emploi, soit 2 jours après son retour.
Comment déterminer la durée du CDD ? Deux cas de figure peuvent se présenter à vous :
Vous ne connaissez pas la date de retourde votre salarié. Dans ce cas, on parle de CDD à terme imprécis. Le terme du contrat est le retour de votre salarié. Vous devez prévoir une période minimum d’embauche. Elle permet au salarié d’avoir une garantie minimale d’emploi et de rémunération. Elle est fixée librement entre les parties. Le non-respect de cette mention entraînerait, à la demande du salarié, la requalification du CDD en CDI.
Vous connaissez la date du retour de votre salarié. Vous pouvez donc indiquer dans le contrat sa date de fin. Dans ce cas, le terme du contrat est précis, c’est un contrat dit « de date à date ». Vous pouvez prévoir une clause de renouvellement. Le contrat à terme précis pris isolément ne peut pas durer plus de 18 mois.
Notez-le : dans le cas du remplacement d’un salarié absent, le recours aux CDD successifs n’est soumis à aucune durée maximale. La durée totale des contrats peut excéder 18 mois, dès lors qu’ils sont signés avec un même salarié et qu’il s’agit de remplacer le même salarié.
Quand se termine le CDD ?
Le contrat prend fin :
à la date prévue dans le contrat même si le salarié n’est pas revenu à cette date ;
ou au retour de votre salarié si vous n’aviez mentionné aucune date précise. En cas d’absence définitive du salarié remplacé, le CDD se termine automatiquement. Vous devez toutefois prouver l’évènement qui est à l’origine de la fin du contrat et sa date, par exemple en fournissant sa lettre de démission.
Notez-le : si, dans votre entreprise, il existe un dispositif d’information sur les postes à pourvoir à destination des salariés en CDI, vous devez également informer les salariés en CDD. Ainsi si vous devez remplacer définitivement votre salarié, pensez à proposer le poste à la personne qui vous aviez recrutée en CDD.
Comment calculer la durée de la période d’essai ?
La période d’essain’est pas obligatoire. Pensez à l’intégrer à votre contrat ; de cette façon, si vous n’êtes pas convaincu d’avoir recruté le bon candidat, vous aurez toute liberté pour rompre le contrat de travail pendant cette période.
Pensez également à consulter votre convention collective, elle peut prévoir des modalités particulières pour rompre la période d'essai.
Attention : en l’absence de période d’essai mais aussi après la fin de la période d’essai, vous ne pourrez rompre le CDD que dans trois cas:
avec l’accord du salarié ;
en cas de faute grave du salarié ;
en cas de force majeur.
Notez-le : le salarié en CDD peut également rompre le contrat s’il justifie d’une embauche en CDI.
Durée de la période d’essai. Sauf convention collective ou usage prévoyant des durées inférieures, la durée de la période d’essai dépend de la durée du contrat.
Durée du CDD
Durée de la période d’essai
Au plus égale à 6 mois
1 jour par semaine dans la limite de 2 semaines
Plus de 6 mois
1 mois maximum
Exemple :
Si votre CDD a une durée de 4 mois, la période d’essai sera de 2 semaines.
Notez-le : lorsque le contrat ne comporte pas de terme précis, la période d’essai est calculée par rapport à la durée minimale du contrat.
Quelle est la rémunération du salarié embauché en CDD ?
Le contrat de travail doit indiquer le montant de la rémunération, ainsi que ses différentes composantes, y compris les primes et accessoires de salaire s'il en existe.
La rémunération du remplaçant doit être identique à celle du salarié remplacé s’ils ont une qualification équivalente et s'ils exercent les mêmes fonctions. Il peut y avoir une différence de rémunération si la qualification du salarié en CDD est moindre ou s’il n’exerce qu’une partie des tâches du salarié remplacé.
Quand remettre le contrat signé au salarié ?
Le contrat doit être remis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables (soit du lundi au samedi à l’exception du dimanche ou du jour de repos hebdomadaire qui n’est pas travaillé et des jours fériés) suivant l’embauche :
soit par lettre recommandée avec accusé de réception ;
soit en main propre contre décharge (reçu).
Signature du salarié. Assurez-vous que le contrat de travail a bien été signé par le remplaçant. Un contrat non signé équivaut à une absence de contrat écrit. En cas de litige, le juge requalifiera le contrat en CDI. Il en est de même lorsque le contrat est remis au salarié au-delà des 2 jours ouvrables.
Notez-le : des courriers électroniques faisant une proposition d’embauche peuvent valoir engagement en CDD même en l’absence de contrat signé par le salarié. Les juges peuvent considérer que le contenu des e-mails confirmait l’engagement ferme des parties de se lier par un CDD.
Attention aux sanctions
Si vous ne respectez pas toutes ces règles lors de la rédaction de votre contrat à durée déterminée, n’oubliez pas que vous encourez :
des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3.750 euros d’amende. En cas de récidive, la sanction peut aller jusqu’à 7.500 euros et 6 mois d’emprisonnement;
des sanctions civiles : dommages et intérêts, requalification du CDD en CDI. Dans ce cas, la date de début du CDI sera celle de la signature du CDD initial.
Conseil Tissot :
